Vrijstelling doorstorting bedrijfsvoorheffing voor ploegenarbeid op werven bij werken in onroerende staat

De vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing is een fiscale maatregel waarbij je als werkgever in bepaalde gevallen slechts een deel van de ingehouden bedrijfsvoorheffing op het loon van jouw werknemers moet doorstorten aan de schatkist. Deze maatregel biedt werkgevers een voordeel op het vlak van loonkosten.

Er bestaan verschillende vrijstellingen, elk met eigen voorwaarden en formaliteiten. Graag brengen wij deze opnieuw onder jouw aandacht. In de komende weken zullen wij de verschillende vrijstellingen afzonderlijk bespreken in onze nieuwsbrieven.

Er is voorzien in een vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor ondernemingen die in ploegen en op locatie werken in de bouw- en aanverwante sectoren. Dit zijn onder andere alle werken die betrekking hebben op het bouwen, verbouwen, afwerken, inrichten, herstellen, onderhouden, … van een onroerend goed.

1. Jouw werknemers verrichten werken in onroerende staat

Voor de invulling van het begrip ‘werken in onroerende staat’ wordt er verwezen naar de werken zoals bedoeld in de BTW-wetgeving. De volledige opsomming kan je terugvinden in onze infobrochure.

De vrijstelling is niet beperkt tot werkgevers uit de bouwsector (PC 124), maar kan ook genoten worden door werkgevers in andere sectoren, zoals bijvoorbeeld (niet-limitatieve opsomming) de schoonmaaksector (PC 121) en de metaalsector (PC 111) mits voldaan aan de voorwaarden.

Werkzaamheden van intellectuele aard zoals de studie- en controlewerkzaamheden uitgeoefend door o.a. een architect, landmeter of ingenieur ter voorbereiding of coördinatie van de werken in onroerende staat, komen niet in aanmerking.

2. Je hebt de aangifte van werken '30bis' correct gedaan (indien nodig)

Vanaf 1 april 2022 zal een werkgever enkel van het voordeel kunnen genieten als de aangifte van werken ‘30bis’ voor werken in onroerende staat correct gebeurt, voor zover dit verplicht is. Is de aangifte van werken ‘30bis’ niet verplicht, dan verandert er niets en komt de werkgever nog steeds in aanmerking voor de vrijstelling als de andere voorwaarden vervuld zijn.

Meer informatie kan je terugvinden op de website van de RSZ.

3. Jouw werknemers verrichten ploegenarbeid op locatie

Om te kunnen spreken van ploegenarbeid op locatie moet jouw onderneming werk verrichten in één of meerdere ploegen van minstens twee personen, die hetzelfde of complementair werk doen zowel qua inhoud als qua omvang, op werven.

In tegenstelling tot de klassieke vrijstelling voor ploegenarbeid, moet er niet noodzakelijk in opeenvolgende ploegen worden gewerkt.

Alle leden van de ploeg moeten werken in onroerende staat verrichten en werken volgens hetzelfde uurrooster. Dit moet niet noodzakelijk gebeuren door twee werknemers. Het is perfect mogelijk dat een zaakvoerder samen met een werknemer een ploeg vormt. Let wel! De vrijstelling kan enkel worden toegepast op de bezoldiging van werknemers.

Bijkomend zal de vrijstelling enkel toepasbaar zijn bij werken uitgevoerd op werven. Werken uitgevoerd op de hoofdzetel of een vestigingseenheid van de werkgever zelf, komen niet in aanmerking.

4. Jouw werknemers worden ten minste één derde van hun arbeidstijd tewerkgesteld in werken van onroerende staat op locatie

De vrijstelling kan enkel worden toegepast op de ingehouden bedrijfsvoorheffing van werknemers die over de betrokken maand waarvoor het voordeel wordt gevraagd ten minste één derde van hun arbeidstijd in ploegenarbeid voor werken in onroerende staat zijn tewerkgesteld.

Periodes van schorsing van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst zonder loon worden niet in aanmerking genomen.

De berekening gebeurt als volgt:

aantal effectief in ploegenarbeid onroerende staat gepresteerde arbeidsuren waarvoor de werknemers het specifieke minimumloon ontvangen + uren waarvoor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst geschorst werd en waarvoor het loon door de werkgever werd doorbetaald (mits recht op het specifiek minimumloon)

totaal aantal effectief gepresteerde arbeidsuren + het totale aantal uren waarvoor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst werd geschorst maar waarvoor het loon wordt doorbetaald

5. Je kent een bepaald minimumloon toe

De vrijstelling kan maar worden toegepast voor zover er een bepaald minimum bruto-uurloon wordt toegekend. Voor 2026 bedraagt dit €17,64.

De fiscus verduidelijkt in een circulaire dat het bruto uurloon niet voor elke werknemer die deel uitmaakt van de ploeg minstens €17,64 moet zijn. De maatregel kan wel enkel toegepast worden voor werknemers van de ploeg van wie het bruto uurloon minstens €17,64 bedraagt.

Het is niet vereist dat de werknemers daarnaast nog een ploegenpremie ontvangen. Een werknemer die daarentegen een ploegenpremie ontvangt, maar niet het vereiste minimumloon, komt niet in aanmerking voor de maatregel.

Wanneer studenten en leerlingen in een alternerende opleiding deel uitmaken van een ploeg, moet er in twee stappen gewerkt worden om na te gaan of de maatregel op hen kan worden toegepast:

• Is er sprake van een ploeg van minstens 2 personen zonder rekening te houden met de studenten en leerlingen in een alternerende opleiding?

• In bevestigend geval kan in een tweede stap nagegaan worden op wie de steunmaatregel kan worden toegepast. Dit kan voor alle werknemers van de ploeg, met inbegrip van de studenten en leerlingen in een alternerende opleiding, van wie het bruto uurloon minstens €17,64 bedraagt.

Indien bovenstaande voorwaarden vervuld zijn, word je als werkgever voor een bepaald percentage vrijgesteld van het doorstorten van de ingehouden bedrijfsvoorheffing. Momenteel bedraagt dit percentage 18%.

Dit percentage wordt berekend rekening houdend met de belastbare bezoldigingen, inclusief ploegenpremies. O.a. dubbel vakantiegeld, eindejaarspremie, eventuele achterstallige bezoldigingen en bijkomende premies worden expliciet uitgesloten. De bezoldiging wordt op maandbasis in aanmerking genomen.

Vanaf 1 januari 2027 wordt het bedrag van de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing verminderd door een correctiefactor. De vrijstellingspercentages worden daardoor effectief beperkt tot:

• 97% van het berekende vrijstellingsbedrag in 2027

• 93,35% van het berekende vrijstellingsbedrag in 2028

• 95,9% van het berekende vrijstellingsbedrag vanaf 2029

Werkgevers die gebruikmaken van deze vrijstellingsstelsels zullen hierdoor een groter bedrag aan bedrijfsvoorheffing moeten doorstorten aan de Schatkist.

De werkgever die aanspraak wil maken op deze vrijstelling, draagt hiervan zelf de bewijslast. Je moet m.a.w. aan de hand van feitelijke elementen kunnen aantonen dat er voldaan is aan de voorwaarden.

Hiervoor moet je als werkgever een nominatieve lijst ter beschikking houden van de Administratie met de volgende gegevens:

• De volledige identiteit van de werknemers

• Het aantal effectief gepresteerde arbeidsuren waarin in ploegverband werken in onroerende staat op locatie werden verricht

• In voorkomend geval, het aantal uur waarvoor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst werd geschorst, indien kan worden aangetoond dat de betrokken werknemer, overeenkomstig zijn arbeidsregeling, werken in onroerende staat op locatie zou hebben verricht, en waarvoor het loon door de werkgever werd doorbetaald

• Het totaal aantal effectief gepresteerde arbeidsuren

• In voorkomend geval het totale aantal uren waarvoor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst werd geschorst maar waarvoor het loon wordt doorbetaald

• De identificatie van de locatie of locaties waar de werknemer in ploegverband de werken in onroerende staat op locatie heeft verricht

• De belastbare bezoldigingen die aan de werknemer worden betaald of toegekend, met uitsluiting van het dubbel vakantiegeld, de eindejaarspremie en de achterstallige bezoldigingen

• Het bedrag van de op die bezoldigingen ingehouden bedrijfsvoorheffing

• Het bedrag van het betaalde of toegekende bruto-uurloon, voor inhouding van de persoonlijke sociale zekerheidsbijdrage

Bijkomend moet ook voor elke locatie waar in ploegenverband de werken in onroerende staat worden verricht, het bewijs ter beschikking worden gesteld van de Administratie dat:

• Ofwel de werfmelding werd gedaan bij de RSZ

• Ofwel dat geen aanmelding vereist was

De Administratie kan steeds de juistheid van de gegevens vermeld op de nominatieve lijst nagaan en daartoe de nodige bewijsstukken opvragen en onderzoeken.

Er worden vandaag de dag meer en meer fiscale controles uitgevoerd op de vrijstellingen. Het is bijgevolg aangewezen om als werkgever proactief te handelen en per project en per ploeg alles tot in detail te documenteren (wie werkte waar en wanneer). Loonstaten alleen volstaan niet als bewijs. Dit moet gecombineerd worden met andere relevante documenten, zoals gedetailleerde planningen, prestatiebladen, tijdsregistraties, taakregistraties en werfverslagen, facturen, offertes, organogrammen, Check in @ Work,…

Het is essentieel dat je de nodige feitelijke bewijsstukken bewaart ter staving van de nominatieve lijst. Bij een eventuele controle zal het niet volstaan om enkel de nominatieve lijst voor te leggen.

Controleer of de 1/3de norm is vervuld. Is dit niet het geval? Contacteer dan jouw dossierbeheerder voor de nodige correcties.

Meer informatie kan je terugvinden in onze infobrochure. Heb je hierover nog vragen? Dan kan je steeds terecht bij CLB Payroll.