Vrijstelling doorstorting van bedrijfsvoorheffing: nachtarbeid

De vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing is een fiscale maatregel waarbij je als werkgever in bepaalde gevallen slechts een deel van de ingehouden bedrijfsvoorheffing op het loon van jouw werknemers moet doorstorten aan de schatkist. Deze maatregel biedt werkgevers een voordeel op het vlak van loonkosten.

Er bestaan verschillende vrijstellingen, elk met eigen voorwaarden en formaliteiten. Graag brengen wij deze opnieuw onder jouw aandacht. In de komende weken zullen wij de verschillende vrijstellingen afzonderlijk bespreken in onze nieuwsbrieven.

Er is voorzien in een vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing in geval je gebruik maakt van nachtarbeid in jouw onderneming en er voldaan is aan een aantal voorwaarden.

1. Jouw onderneming behoort tot de profitsector (categorie 1 van de structurele vermindering).

2. Jouw werknemers verrichten nachtarbeid.

Hieronder wordt verstaan een onderneming waar werknemers overeenkomstig de in de onderneming toepasselijke arbeidsregeling, prestaties verrichten tussen 20 uur en 6 uur, met uitsluiting van:

• de werknemers die enkel prestaties verrichten tussen 6 uur en 24 uur; of

• de werknemers die gewoonlijk beginnen te werken vanaf 5 uur

3. Je kent een nachtpremie toe van minstens 12%.

De premie voldoet aan de voorwaarden wanneer het bedrag van de premie gelijk is aan of hoger is dan 12% van het brutoloon dat dezelfde werknemer met dezelfde functie zou ontvangen indien de prestaties niet in het kader van nachtarbeid worden geleverd.

Deze premie moet verplicht worden vastgelegd bij cao, in het arbeidsreglement of in de arbeidsovereenkomst.

4. Jouw werknemers worden minstens voor één derde van hun arbeidstijd in nachtarbeid tewerkgesteld.

De vrijstelling kan enkel worden toegepast op de ingehouden bedrijfsvoorheffing van werknemers die over de betrokken maand waarvoor het voordeel wordt gevraagd ten minste één derde van hun arbeidstijd in nachtarbeid zijn tewerkgesteld.

Periodes van schorsing van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst zonder loon worden niet in aanmerking genomen.

De berekening gebeurt als volgt:

aantal effectief in nachtarbeid gepresteerde arbeidsuren waarvoor de werknemers een nachtpremie ontvangen + uren waarvoor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst geschorst werd en waarvoor het loon door de werkgever werd doorbetaald (mits recht op een nachtpremie)

totaal aantal effectief gepresteerde arbeidsuren + het totale aantal uren waarvoor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst werd geschorst maar waarvoor het loon wordt doorbetaald

Indien bovenstaande voorwaarden vervuld zijn, word je als werkgever voor een bepaald percentage vrijgesteld van het doorstorten van de ingehouden bedrijfsvoorheffing. Momenteel bedraagt dit percentage 22,80%.

Dit percentage wordt berekend rekening houdend met de belastbare bezoldigingen, inclusief nachtpremies. O.a. dubbel vakantiegeld, eindejaarspremie en eventuele achterstallige bezoldigingen worden expliciet uitgesloten. De bezoldiging wordt op maandbasis in aanmerking genomen.

Vanaf 1 januari 2027 wordt het bedrag van de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing verminderd door een correctiefactor. De vrijstellingspercentages worden daardoor effectief beperkt tot:

• 97% van het berekende vrijstellingsbedrag in 2027

• 93,35% van het berekende vrijstellingsbedrag in 2028

• 95,9% van het berekende vrijstellingsbedrag vanaf 2029

Werkgevers die gebruikmaken van deze vrijstellingsstelsels zullen hierdoor een groter bedrag aan bedrijfsvoorheffing moeten doorstorten aan de Schatkist.

De werkgever, die aanspraak wil maken op deze vrijstelling, draagt hiervan zelf de bewijslast. Je moet m.a.w. aan de hand van feitelijke elementen kunnen aantonen dat er voldaan is aan de voorwaarden.

Hiervoor moet je als werkgever een nominatieve lijst ter beschikking houden van de Administratie met de volgende gegevens:

• de volledige identiteit van de werknemer

• het aantal effectief in nachtarbeid gepresteerde arbeidsuren waarvoor de werknemer eveneens een nachtpremie heeft verkregen

• het aantal uren waarvoor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst werd geschorst en waarvoor het loon door de werkgever werd doorbetaald, indien kan worden aangetoond dat de betrokken werknemer, overeenkomstig zijn arbeidsregeling, zou tewerkgesteld zijn in nachtarbeid en hiervoor eveneens een nachtpremie zou hebben ontvangen

• het totaal aantal effectief gepresteerde arbeidsuren

• het totale aantal uren waarvoor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst werd geschorst maar waarvoor het loon wordt doorbetaald

• de belastbare bezoldigingen die aan de werknemer worden betaald of toegekend, met uitsluiting van het dubbel vakantiegeld, de eindejaarspremie en de achterstallig bezoldigingen

• het bedrag van de op die bezoldigingen ingehouden bedrijfsvoorheffing

• het bedrag van de nachtpremie dat voor de geleverde prestaties van die maand werd betaald of toegekend

De Administratie kan steeds de juistheid van de gegevens vermeld op de nominatieve lijst nagaan en daartoe de nodige bewijsstukken opvragen en onderzoeken.

Het is essentieel dat je de nodige feitelijke bewijsstukken bewaart ter staving van de nominatieve lijst. Bij een eventuele controle zal het niet volstaan om enkel de nominatieve lijst voor te leggen.

Controleer of de 1/3de norm is vervuld. Is dit niet het geval? Contacteer dan jouw dossierbeheerder voor de nodige correcties.

Meer informatie kan je terugvinden in onze infobrochure. Heb je hierover nog vragen? Dan kan je steeds terecht bij CLB Payroll.