Externe privacyverklaring CLB Group

CLB Group vindt privacy en gegevensbescherming erg belangrijk. Met deze privacyverklaring (hierna “Privacyverklaring”) wil CLB Group je informeren over de verwerking van persoonsgegevens. CLB Group zal je persoonsgegevens verwerken met respect voor je privacy en met inachtneming van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming.

Wij behouden ons het recht voor om op elk moment wijzigingen aan deze Privacyverklaring aan te brengen. Om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen, verzoeken we je om regelmatig deze Privacyverklaring te raadplegen.

Deze Privacyverklaring werd voor het laatst gewijzigd op: 17 maart 2020.

Inhoud

1           Definities

Verwerking van persoonsgegevens: Een verwerking is een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Persoonsgegevens zijn alle informatie over een natuurlijk persoon, waarmee deze persoon direct of indirect kan geïdentificeerd worden.

Een verwerker: Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

Een verwerkingsverantwoordelijke: Een verwerkingsverantwoordelijke is een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

2           Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze Privacyverklaring geldt voor alle rechtstreekse klanten, bezoekers, leveranciers, sollicitanten en alle andere personen die geen medewerkers zijn van CLB Group en waarvan CLB Group persoonsgegevens verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke. Voor het vervolg van deze Privacyverklaring noemen we een individu die tot één van deze groepen behoort een “betrokkene”.

Indien je een beroep doet op de diensten van CLB EDPB, vind je hier meer informatie over hoe zij met je persoonlijke gegevens omgaan.

Deze privacy policy is NIET van toepassing voor de activiteiten waarin we optreden als verwerker. Dit is onder meer zo voor de volgende diensten:

  • Indien wij als Sociaal Secretariaat zijn aangesteld door je werkgever en we jouw loonadministratie doen;
  • Indien wij als juridische adviezen leveren en administratie verzorgen in opdracht van je werkgever;
  • Indien wij fungeren als verzekeringsmakelaar in opdracht van je werkgever;
  • Indien wij IT-diensten leveren in opdracht van je werkgever.

 

3           Contactgegevens

CLB Group is een one-stop-shop dienstverlener op het vlak van bedrijfsdiensten. Tot CLB Group behoren volgende entiteiten:

Onze functionaris voor gegevensbescherming, of Data Protection Officer (DPO), is aangemeld bij de Gegevensbeschermingsautoriteit en ziet erop toe dat de verwerking van persoonsgegevens door CLB GROUP gebeurt in overeenstemming met deze Privacyverklaring en de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming en privacy.  De Data Protection Officer is per e-mail bereikbaar op dpo@clbgroup.be.

4           VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

Enkel wanneer CLB Group optreedt in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke zijn punten 5 tot en met 10 van deze Privacyverklaring van toepassing.

Indien je als betrokkene je rechten wenst uit te oefenen, moet je je steeds wenden tot de verwerkingsverantwoordelijke.

5           Welke persoonsgegevens VERWERKT CLB Group?

5.1          Gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst

CLB Group verwerkt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je betrokken partij bent, of om op je verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.

  • Bij de aanvraag van een offerte 
  • Als je meer informatie wenst over de diensten of producten van CLB Group, kan je een offerte aanvragen via verschillende kanalen (telefoon, website, sociale media, …). CLB Group verwerkt hiervoor persoonlijke identificatiegegevens (zoals naam en e-mail) om je een zo correct mogelijk voorstel te kunnen maken.
  • Bij het verwerken van een bestelling, opvolging van facturen en commerciële afspraken 
  • Als je producten of diensten bestelt bij of levert aan CLB Group, verwerkt CLB Group persoonlijke identificatiegegevens en professionele gegevens voor het correct kunnen afhandelen en opvolgen van de bestelling of levering.
  • Indien je als vertrouwelijke contactpersoon bent opgegeven door uw werkgever aan het CLB Sociaal Secretariaat

Ons CLB Sociaal Secretariaat heeft als dienstverlening om werkgevers op de hoogte te houden van wijzigingen in de wetgeving. Indien je werkgever jouw persoonlijke identificatie gegevens opgaf als vertrouwelijke contactpersoon, dan zal je van ons de nodige informatie krijgen. Je kan je hier niet zomaar voor uitschrijven, maar kan wel een andere vertrouwelijke contactpersoon aanvragen via de helpdesk.

  • Bij het aanmaken van een account op de klantenzone 
  • Als klant kan je je registreren op onze online klantenzone. Hierbij verwerkt CLB Group persoonlijke identificatiegegevens (je login-in), professionele gegevens (huidige betrekking) en beveiligingsgegevens (zoals wachtwoord) om je zo een beveiligde toegang te geven tot de klantenzone.
  • Bij het deelnemen aan een event 
  • CLB Group organiseert events. Bij de organisatie van zo’n event, verwerken we persoonlijke identificatiegegevens en professionele gegevens bij de inschrijving.
  • Bij het deelnemen aan een opleiding 
  • CLB Group organiseert opleidingen. Voor het vlotte verloop en administratieve opvolging verwerken we je persoonlijke identificatiegegevens en professionele gegevens.
  • Bij het overhandigen van een attest of certificaatIndien bij de opleiding een examen of test hoort, houden we je resultaat bij. Tevens gebruiken we ook je contactgegevens om het attest of certificaat te bezorgen.
  •  
  • Voor het krijgen van sommige subsidies (vb. KMO portefeuille, Vlaams opleidingsverlof) zullen we een gepersonaliseerd attest afleveren als bewijs voor het inschrijven op of volgen van de opleiding.
  • Bij het solliciteren 
  • CLB Group zoekt regelmatig nieuwe enthousiaste gemotiveerde medewerkers. Tijdens de sollicitatieprocedure verwerkt CLB Group volgende categorieën van persoonsgegevens: persoonlijke identificatiegegevens, persoonlijke kenmerken (zoals taal, geboortedatum, …), competenties, opleidingsgeschiedenis, carrière loopbaan, curriculum vitae, afbeelding, werk referenties.

5.2          Gebaseerd op je toestemming

Bij het verwerken van persoonsgegevens gebaseerd op je toestemming heb je steeds het recht om deze in te trekken (zie 10. Wat zijn je rechten en hoe kan je deze uitoefenen).

  • Wanneer je jezelf inschrijft op onze nieuwsbrief 
  • Wanneer je jezelf inschrijft op onze nieuwsbrief, geef je toestemming voor het versturen van een nieuwsbrief. CLB Group geeft je de mogelijkheid om terug uit te schrijven op de nieuwsbrief.
  • Bij het invullen van een klantentevredenheidsonderzoek 
  • CLB Group vraagt toestemming om persoonsgegevens (identificatiegegevens en professionele gegevens) te linken met de resultaten van een klantentevredenheidsonderzoek. Wij gebruiken deze gegevens enkel ter verbetering van onze diensten. CLB Group gebruikt hiervoor een onderzoeksbureau als verwerker, maar het zal de gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken en ook niet doorgeven aan derden voor eigen gebruik.
  • Bij het aanleggen van een aanwervingsreserve 
  • Indien CLB Group je na een sollicitatie niet aanneemt, maar graag je CV wil bijhouden voor toekomstige opportuniteiten, zal CLB Group je toestemming vragen om je CV te mogen bewaren.
  • Bij het gebruik van gerichte foto’s voor publicitaire doeleinden 
  • Bij het publiceren van gericht beeldmateriaal op sociale media en de website zal CLB Group, hiervoor je toestemming vragen. Met gericht beeldmateriaal bedoelen we beelden waarbij de persoon duidelijk herkenbaar in beeld wordt gebracht (close-up, beeld gefocust op een bepaalde persoon, geposeerde foto, ...).
  • Bij het meedelen van eetvoorkeuren als je je inschrijft voor een event en/of opleiding
  • Als je wenst, kan je bij de inschrijving voor een event of opleiding je voedselvoorkeuren doorgegeven, zodat we kunnen zorgen voor aangepaste voeding bij de catering. Naar het cateringbedrijf worden enkel aantallen doorgegeven en geen persoonlijke gegevens.

5.3          Gebaseerd op gerechtvaardigd belang

CLB Group verwerkt persoonsgegevens gebaseerd op een gerechtvaardigd belang waarbij CLB Group een belangenafweging gemaakt heeft.

  • Bij het registreren van bezoekers aan onze kantoren 
  • Om veiligheidsredenen wenst CLB Group te weten wie er op elk moment in onze kantoren aanwezig is. De medewerker met wie de bezoeker een afspraak heeft, wordt op de hoogte gesteld dat het bezoek gearriveerd is. CLB Group verwerkt hierbij volgende persoonsgegevens: persoonlijke identificatiegegevens (zoals naam, e-mail, telefoonnummer), professionele gegevens (vb. bedrijf waarvoor je werkt).
  • Bij het gebruik van beveiligingscamera’s 
  • In en rond de gebouwen van CLB Group hangen camera’s met als doel overlast of misdrijven tegen personen en goederen te voorkomen, vast te stellen of op te sporen en de openbare orde te handhaven. Hiervoor wordt beeldmateriaal verzameld, verwerkt en bewaard.
  • Bij het behandelen van een vraag, bieden van hulp, aanbieden van informatie op je verzoek 
  • Je kan contact opnemen met CLB Group via verschillende kanalen (telefonisch, briefwisseling, e-mail, chat, contactformulier website, sociale media). De persoonsgegevens die je geeft, gebruiken we enkel om op je vragen te antwoorden.
  • Bij het versturen van direct marketing 
  • CLB Group verstuurt direct marketing en verwerkt hierbij persoonlijke identificatiegegevens. CLB Group respecteert bijhorende regelgeving, waarbij enkel direct marketing verstuurd wordt als er een klantenrelatie is, met betrekking tot gelijkaardige producten of diensten die CLB Group zelf levert. Je hebt als betrokkene steeds de mogelijkheid om je uit te schrijven.
  • Bij het uitnodigen van een klantentevredenheidsonderzoek 
  • CLB Group nodigt klanten uit om deel te nemen aan een klantentevredenheidsonderzoek met als doel onze dienstverlening te kunnen verbeteren. We gebruiken hiervoor persoonlijke identificatiegegevens.
  • Bij het uitvoeren van competentietesten tijdens de sollicitatie periode 
  • Voor bepaalde in te vullen functies doet CLB Group een assessment van de competenties en persoonlijkheid van de kandidaat. CLB Group gebruikt hiervoor een assessmentbureau als verwerker, maar wij zullen de gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken en ook niet doorgeven aan derden voor eigen gebruik.
  • Bij het aanleggen van een sollicitatie overzichtslijst met de status voor elke betrokkene 
  • Door de vele sollicitaties die CLB Group verwerkt en de verschillende kanalen waarlangs nieuwe kandidaten voorgesteld worden, is er een gerechtvaardigd belang om een lijst aan te leggen zodat wij kandidaten die we weigeren, niet opnieuw behandelen na enkele weken. Deze lijst bevat enkel persoonlijke identificatiegegevens.
  • Bij het doorgeven van een C.V. intra groep 
  • Indien iemand solliciteert bij CLB Group, kan CLB Group deze sollicitatie verspreiden binnen haar entiteiten. Indien je als sollicitant enkel wenst te solliciteren bij een specifieke entiteit binnen CLB Group, gelieve dit expliciet mee te delen.
  • Bij het bijhouden van contact gegevens om je als kennis/familie van onze werknemer te verwittigen bij noodgevallen

Wij vragen aan onze medewerkers om contactgegevens op te geven van een kennis en/of familielid zodat we hen kunnen verwittigen bij noodgevallen.

 

  • Bij het gebruik van beeldmateriaal voor public relations en/of journalistieke doeleinden 
  • Wanneer CLB Group een groot bedrijfsevent organiseert, heeft CLB Group een gerechtvaardigd belang om aan public relations te doen om op die manier nieuwe medewerkers en/of nieuwe klanten aan te trekken. De bezoekers van het event worden op voorhand geïnformeerd en hebben de mogelijkheid om zich te verzetten tegen het nemen van de foto: op het event zelf tegen de fotograaf of na het event door een e-mail te sturen naar dpo@clbgroup.be.
  • Bij het verbeteren van de kwaliteit van de website 
  • CLB Group gebruikt tools om statistieken te verzamelen en inzichten te krijgen over het gebruik van de website. Deze informatie wordt geanonimiseerd en is niet gekoppeld aan je persoonlijke gegevens. Analytische tools gebruiken cookies. Dit zijn tekstbestanden die op je computer worden geplaatst en die standaard internet logging informatie en gedragsinformatie te verzamelen. Meer info kan je vinden in onze cookie statement.

5.4          Gebaseerd op wettelijke verplichting

Het is mogelijk dat CLB Group persoonsgegevens verwerkt omdat dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan CLB Group is onderworpen.

  • Bij het gebruik maken van Vlaams Opleidingsverlof 
  • Indien jij aangeeft aan CLB Group dat je gebruik wil maken van Vlaams Opleidingsverlof (VOV), dan zullen we je een inschrijvingsattest bezorgen en moeten we dagelijks voor elke opleiding een aanwezigheidslijst opstellen. Hierdoor verwerken we persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam), rijksregisternummer, je werkgever en details over de opleiding. We zijn door wet (Ministerieel besluit van 8 juli 2019) verplicht om deze informatie te verwerken.
  • Afnemen van tevredenheidsonderzoek bij een opleiding onder de KMO portefeuille 
  • Omdat CLB Group opleiding geeft die vallen onder de KMO portefeuille zijn we genoodzaakt om een tevredenheidsonderzoek af te nemen bij onze cursisten.
  • Als lesgever van een opleiding
  • Voor opleiding waarbij de KMO-portefeuille of Vlaams Opleidingsverlof van toepassing is zijn we verplicht om op de attesten en aanwezigheidslijsten de naam van de lesgever en de werkgever van de lesgever te vermelden. Deze attesten zullen doorgegeven worden aan de deelnemers, diens werkgevers en de overheid om aanspraak te kunnen maken op de subsidie.

5.5          Verenigbaar doel

Indien we je persoonsgegevens verzamelden onder een gerechtvaardigd belang of een overeenkomst dan mogen we deze gegevens ook gebruiken in de toekomst voor een ander doel dat verenigbaar is met het oorspronkelijke doel. Daarbij letten we op de volgende punten:

  • het verband tussen het oorspronkelijke doel en het nieuwe/toekomstige doel;
  • de context waarin de gegevens zijn verzameld (wat is de relatie tussen jou en CLB Group);
  • de soort en aard van de gegevens (betreft het gevoelige gegevens?);
  • de mogelijke gevolgen van de voorgenomen verdere verwerking (wat zijn de gevolgen voor de betrokkene?);
  • het bestaan van passende waarborgen (zoals versleuteling of pseudonimisering).

6           Met wie delen we je gegevens?

CLB Group deelt je persoonsgegevens binnen de ondernemingen die tot CLB Group behoren enkel indien er een verenigbaar doel is of we hiervoor je toestemming kregen.

CLB Group deelt je persoonsgegevens niet met derden, tenzij:

  • De doorgifte noodzakelijk is voor de dienstverlening:
  • CLB Group daarvoor je voorafgaande toestemming heeft ontvangen;
  • CLB Group hiertoe verplicht wordt in het kader van een regelgeving of juridische procedure;
  • CLB Group hiertoe wordt verzocht door wetgevende of gerechtelijke instanties;
  • CLB Group een event organiseert samen met partners of leveranciers. De deelnemerslijst wordt ook aan de partners of leveranciers meegedeeld;
  • CLB Group geheel of gedeeltelijk overgenomen of opgesplitst wordt. In dat geval zal CLB Group de derde de verplichting opleggen om de persoonsgegevens uitsluitend te verwerken in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacyverklaring.

CLB Group doet een beroep op bepaalde onderaannemers zoals onder meer consultants, studiebureaus (vb. voor het afnemen van tevredenheidsonderzoeken), tools (vb. CRM systeem, mailing tool) en dit teneinde een deel van onze diensten aan hen uit te besteden. Deze onderaannemers worden niet als derden beschouwd maar als verwerkers. Wij zien erop toe dat deze onderaannemers de nodige technische en organisatorische maatregelen treffen om je persoonsgegevens rechtsgeldig en rechtmatig te verwerken en ook onder geen enkel beding kenbaar te maken aan derden.

 

7           Beveiliging van je persoonsgegevens

CLB Group erkent dat de beveiliging van persoonsgegevens een onderdeel is van gegevensbescherming. Daarom neemt CLB Group gepaste technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde verwerking of ongeoorloofde toegang om misbruik te voorkomen.

Bij elke overdracht van persoonsgegevens aan een verwerker buiten de Europese Economische Ruimte (EER) doet CLB Group dit steeds in overeenstemming met de voorwaarden van deze Privacyverklaring en volgt CLB Group de toepasselijke wet- en regelgeving over gegevensbescherming om afdoende waarborgen te garanderen.

 

8           BEWARING VAN JE PERSOONSGEGEVENS

CLB Group bewaart je persoonlijke gegevens alleen voor de minimumperiode die nodig is om de, in deze Privacyverklaring uiteengezette, doeleinden te vervullen, tenzij (i) een langere bewaartermijn nodig is bij het oplossen van geschillen of (ii) als een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is. Zo zijn we vb. verplicht voor onze opleidingen om attesten en aanwezigheidslijsten in het kader van de KMO-portefeuille minstens 10 jaar bij te houden.

Niet-persoonlijke informatie kan zonder beperking in de tijd worden bewaard in functie van statistische doeleinden.

 

9           COOKIES

Cookies zijn tekstbestanden die op je computer worden geplaatst om standaard internet logging informatie en gedragsinformatie te verzamelen. Deze informatie wordt gebruikt om het bezoekersgedrag van de website bij te houden en om statistische rapporten over de website samen te stellen.

Meer informatie over ons cookiebeleid vind je op https://www.clbgroup.be/cookieverklaring/.

 

10           WAT ZIJN JE RECHTEN EN HOE KAN JE DEZE UITOEFENEN?

10.1          Wat zijn je rechten?

  • Recht op inzage: Je kunt ons vragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken, waarvoor wij die verwerken, welke categorieën van persoonsgegevens wij verwerken, met welke categorieën van derden wij je persoonsgegevens delen, wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens en – wanneer van toepassing - welke logica wij gebruiken bij het automatisch verwerken van persoonsgegevens.
  • Recht op rectificatie: Indien informatie niet correct is, kan je ons vragen om deze te corrigeren.
  • Recht om je gegevens te wissen: Als gegevens niet rechtmatig verwerkt worden of indien je gegevens niet langer nodig zijn dan het doel waarvoor ze verzameld zijn, kan je ons vragen om je gegevens te wissen.
  • Recht op beperking van verwerking: Door de verwerking van je persoonsgegevens te beperken kunnen je persoonsgegevens nog worden bijgehouden maar het gebruik ervan is beperkt. Wanneer je een verwerkingsbeperking hebt gevraagd, mogen we enkel nog je gegevens opslaan. Dit wil zeggen dat er met je gegevens geen andere verrichtingen meer kunnen gebeuren.
  • Recht op bezwaar: Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen het feit dat je gegevens worden verwerkt als die verwerking berust op een algemeen belang of een gerechtvaardigd belang van diegene die je gegevens verwerkt. Bovendien kan je ook dit recht van bezwaar laten gelden als je persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketingdoeleinden. Dit recht van bezwaar geldt ook voor profilering die de basis vormt voor verwerkingen voor direct marketingdoeleinden.
  • Recht op terugtrekken van toestemming: Indien de verwerking van je persoonsgegevens gebaseerd is op de grondslag toestemming, heb je te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken.
  • Recht op overdraagbaarheid van de gegevens: Je hebt het recht om de door je verstrekte persoonsgegevens in een gangbare, gestructureerde en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en je hebt het recht om deze persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke indien de verwerking gebaseerd is op de rechtsgronden toestemming of contractuele relatie.

De bovengenoemde rechten zijn slechts een samenvatting en blijven te allen tijde onderworpen aan de beperkingen van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

10.2          Hoe kan je je rechten uitoefenen?

Je kan je rechten uitoefenen per post of door een e-mail te sturen naar dpo@clbgroup.be.  Om elke ongeoorloofde openbaarmaking van je persoonsgegevens te voorkomen, kan CLB Group meer informatie vragen om je identiteit te verifiëren.

CLB Group heeft één maand de tijd om je aanvraag te beantwoorden. Deze periode begint te lopen wanneer CLB Group je aanvraag heeft ontvangen en over alle vereiste informatie beschikt om aan je aanvraag te voldoen. De periode van één maand kan verlengd worden na bericht en uitleg van CLB Group.

CLB Group zal de gevraagde informatie kosteloos verstrekken. Wanneer verzoeken ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, mag CLB Group een redelijke vergoeding aanrekenen of kan CLB Group het verzoek weigeren.

Als je om een of andere reden aanneemt dat CLB Group je aanvraag niet correct behandeld heeft, kan je nogmaals contact opnemen met CLB Group waarna we samen met jou op zoek gaan naar een oplossing.

Voor de volledigheid informeren wij je dat, als CLB Group niet reageert op je aanvraag, deze weigert of indien ons antwoord niet voldoet aan je verwachtingen, je steeds het recht hebt om een klacht neer te leggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, of via het e-mailadres contact@apd-gba.be.

CLB Group
Industrieterrein Kolmen 1085 - 3570 Alken
011 31 23 41
011 31 45 67
Openingsuren

Sociaal Secretariaat
maandag - donderdag: 8u - 12u en 13u - 16u30
vrijdag: 8u - 12u en 13u - 15u

Externe Preventie
maandag - vrijdag: 8u - 12u en 13u - 16u30