Bescherming van klokkenluiders: uiterlijk tegen 17 december 2023

Eerder informeerden wij je via onze nieuwsbrieven en via een aparte mailing (aan werkgevers met minstens 50 werknemers) al over de nieuwe wetgeving omtrent de bescherming van klokkenluiders en de implementatie hiervan in de Belgische wetgeving.

De invoering van de klokkenluiderswetgeving heeft de volgende gevolgen:

• ondernemingen in België, met minstens 50 werknemers per juridische entiteit, moeten een intern meldingskanaal opzetten;
• de overheid moet onafhankelijke en autonome externe meldingskanalen opzetten, voor het ontvangen en behandelen van informatie over inbreuken;
• bescherming van klokkenluiders en maatregelen tegen represailles of dreiging met represailles tegen beschermde personen.

Concreet brengt de klokkenluiderswet de volgende verplichtingen met zich mee voor jou als werkgever:

1. Oprichting van een intern meldingskanaal

1.1. Wie moet een intern meldingskanaal oprichten?

Elke juridische entiteit met minstens 50 en maximaal 249 werknemers, moet uiterlijk tegen 17 december 2023 een intern meldingskanaal oprichten. Dit zonder de verplichting om anonieme meldingen te kunnen doen.

Elke juridische entiteit met minimaal 250 werknemers, moest sedert 15 februari 2023 (inwerkingtreding van de klokkenluiderswet) een intern meldingskanaal oprichten, met de verplichting om anonieme meldingen te kunnen doen.

Het aantal werknemers per juridische entiteit wordt berekend zoals de gewoonlijke gemiddelde tewerkstelling bij de sociale verkiezingen. Momenteel moet er dus rekening worden gehouden met de referteperiode lopende van 1 oktober 2022 t.e.m. 30 september 2023. De volgende berekeningswijze wordt gehanteerd:

aantal dagen dat een werknemer ‘DIMONA-geregistreerd’

was tijdens een periode van 4 trimesters*

--------------------------------------------------------------------------------------

365

* Werknemers waarvan de arbeidsovereenkomst is geschorst, tellen eveneens mee

Juridische entiteiten in de financiële sector zijn steeds verplicht een intern meldingskanaal in te voeren, ongeacht het aantal werknemers dat ze tewerkstellen.

Het is aangewezen om melders zoveel mogelijk aan te sporen om gebruik te maken van het intern meldingskanaal. Zo kunnen de inbreuken binnen de organisatie worden opgespoord en worden verholpen.

1.2. Aan welke voorwaarden moet een intern meldingskanaal voldoen?

Het intern meldingskanaal moet de melder de mogelijkheid bieden om mondeling of schriftelijk meldingen te doen, of beiden:

• mondelinge meldingen kunnen bijvoorbeeld telefonisch, via een spraakbericht, via een fysieke afspraak, … gebeuren;
• schriftelijke meldingen kunnen bijvoorbeeld via e-mail, via een speciale link op de website, …;
• de melder moet ook steeds de mogelijkheid hebben om inbreuken te melden via een fysieke ontmoeting binnen een redelijke termijn.

Over de aard van het meldingskanaal is wettelijk niet veel bepaald. Het is echter aangewezen om hier een apart telefoonnummer, e-mailadres, ... Voor te voorzien, zodat de vertrouwelijkheid en geheimhouding van de melding kan worden gerespecteerd.

Ondernemingen die moeten voorzien in een anoniem meldingskanaal (≥ 250 werknemers), kunnen dit doen via een gesofisticeerde tool die de mogelijkheid biedt om meldingen te doen zonder de identiteit van de melder te kennen.

Het intern meldingskanaal kan intern of extern (door derden) worden beheerd. In ieder geval moet een onpartijdige persoon of afdeling, zonder belangenconflict, bevoegd zijn voor de opvolging van de melding en de communicatie met de melder. Het gaat om een onpartijdige persoon of afdeling die niet belast is met de leiding over de organisatie noch deel uitmaakt van het managementteam, bijvoorbeeld HR, interne preventieadviseur, interne vertrouwenspersoon, bedrijfsjurist, …

Het intern meldingskanaal moet steeds de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en van eventuele in de melding genoemde derden beschermen. Niet-gemachtigde personeelsleden mogen geen toegang hebben tot het intern meldingskanaal. Alle informatie omtrent meldingen, de daar bijhorende onderzoeksrapporten, beslissingen, communicatie, etc. wordt met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid behandeld.

De identiteit en alle informatie waaruit de identiteit van de melder direct of indirect kan worden afgeleid, mag in geen geval zonder diens vrije en uitdrukkelijke toestemming worden bekendgemaakt aan anderen dan de gemachtigde personen of diensten. Uitzonderlijk mag dit toch worden bekendgemaakt, indien het gaat om een noodzakelijke en evenredige verplichting krachtens bijzondere wetgeving in het kader van onderzoek door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures, mede ter waarborging van de rechten van verdediging van de betrokkene.

Het intern meldingskanaal moet 24/7 toegankelijk zijn voor de werknemers. Facultatief kan dit intern meldingskanaal ook opengesteld worden voor derden (bijvoorbeeld via de website). 

Alvorens het opstellen van het intern meldingskanaal, moet er overleg worden gepleegd met de interne overlegorganen (indien deze er zijn binnen de onderneming).

1.3. Sanctie niet opzetten intern meldingskanaal

Er geldt een sanctie van niveau 4 voor het niet opzetten van een intern meldingskanaal / schenden van de vertrouwelijkheidsplicht:

• gevangenisstraf van 6 maanden tot 3 jaar; en/of
• geldboete van € 600 tot € 6.000.

2. Informatie van de werknemers (policy)

Binnen de onderneming moet een policy worden opgemaakt, waarin de werknemer informatie kan terugvinden omtrent het intern en extern meldingskanaal en de openbaarmaking. Hierin wordt opgenomen over welke inbreuken het gaat, hoe een melding kan worden gedaan, informatie over de procedure en opvolging van de melding én de vertrouwelijkheid en de verwerking van de melding.

Deze informatie kan eveneens worden opgenomen in het arbeidsreglement. Dit is echter niet verplicht. Opgelet, indien je deze informatie wil toevoegen aan je arbeidsreglement, dien je de wettelijke procedure omtrent bekendmaking en registratie te volgen. Alsook kan je hier niet zomaar een wijziging in aanbrengen.

Bron: Wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector, BS 15 december 2022.