Wet private opsporing: een stand van zaken

Sinds december 2024 is de nieuwe wet op de private opsporing (oftewel de WPO) van kracht. In de praktijk leidt deze regelgeving nog tot heel wat vragen, vooral wanneer een ontslag om dringende reden wordt overwogen. In deze nieuwsbrief zetten we kort en overzichtelijk de belangrijkste aandachtspunten en onduidelijkheden voor je op een rij.

Toepassingsgebied
Uit de omschrijving van het toepassingsgebied kan worden afgeleid dat de WPO met bijhorende procedures en verplichtingen van toepassing is op iedere werkgever voor wie een opdracht van private opsporing wordt verricht, ongeacht wie het onderzoek uitvoert. 

Vergunningsplicht
Diensten van private opsporing
Niemand mag diensten van private opsporing organiseren zonder voorafgaande vergunning van de minister van Binnenlandse Zaken.
Wanneer je als werkgever een beroep doet op een externe natuurlijke persoon of onderneming en/of een interne dienst van private opsporing, moet je erop toezien dat deze over de vereiste vergunning beschikt. De vergunningsplicht is namelijk voorgeschreven op straffe van nietigheid. 

Uitzondering voor personeelsdienst
Enkel personeelsleden die intern en incidenteel onderzoek verrichten voor hun eigen werkgever vallen buiten de vergunningsplicht. Voor alle andere gevallen blijft een vergunning verplicht.

Verboden onderzoeksdomeinen
De WPO verbiedt het verzamelen, verwerken en/of rapporteren van bepaalde gevoelige informatie (zelfs als deze op legale wijze werd verkregen). Deze informatie mag evenmin indirect worden afgeleid uit het onderzoek. Het gaat o.a. om:

• de politieke opvattingen, de religieuze, filosofische of levensbeschouwelijke overtuigingen, de betrokkenheid bij of het lidmaatschap van vakbondsorganisaties of ziekenfondsen en de uiting van deze opvattingen, overtuigingen of betrokkenheid;
• gegevens over gezondheid;
• de raciale of etnische afkomst. 

Daarnaast zijn o.a. de volgende onderzoeksmethodes verboden:

• observatie is verboden in woningen, kleedkamers, sanitaire ruimtes, en andere privéplaatsen of plaatsen waar men privacy mag verwachten;
• interviews mogen enkel plaatsvinden onder bepaalde voorwaarden. Alsook dient er een interviewverslag te worden opgemaakt.

Indien de regels in het kader van verboden onderzoeksdomeinen en -methodes niet worden nageleefd, worden deze vaststellingen nietig verklaard en dus buiten beschouwing gelaten in een eventuele gerechtelijke procedure. 

Documentatie
Vanaf 16 december 2026 moet elke onderneming beschikken over een intern reglement dat private onderzoeken expliciet toelaat en de regels ervoor transparant vastlegt. Zonder dit reglement is een onderzoek nietig. Het is aangewezen dit als policy op te maken zodat latere aanpassingen eenvoudiger zijn. Elke werknemer moet er kennis van hebben.

Voor elk onderzoek is documentatie vereist:

• een onderzoeksopdrachtdocument, tenzij de onderzoeker werknemer is; dan volstaat een opdrachtenregister met o.a. opdrachtgever, opdrachtomschrijving en start/einddatum;
• een onderzoeksdossier met een chronologisch overzicht van alle onderzoeksdaden;
• een onderzoeksrapport, afgeleverd binnen één maand na de laatste handeling, ondertekend door alle betrokken onderzoekers.

Volgens de meerderheidsrechtsleer gelden de WPO-bepalingen over de “opdrachthouder” niet bij interne werkgever-werknemeronderzoeken. Wij sluiten ons voorlopig aan bij deze interpretatie. Daardoor blijven het opdrachtenregister en het onderzoeksdossier in deze context wél verplicht, aangezien die artikelen niet naar de opdrachthouder verwijzen.

Een intern reglement blijft bovendien noodzakelijk en moet uiterlijk tegen 16 december 2026 worden ingevoerd op straffe van nietigheid. Het biedt daarnaast een belangrijke extra waarborg wanneer later toch een externe onderzoeker wordt ingeschakeld.

Ontslag om dringende reden: nieuwe aandachtspunten onder de WPO
De inwerkingtreding van de WPO roept belangrijke vragen op over hoe deze nieuwe verplichtingen zich verhouden tot de regels rond ontslag om dringende reden. Werkgevers moeten immers zorgvuldig te werk gaan bij interne onderzoeken, zonder daarbij de strikte termijnen voor ontslag uit het oog te verliezen.

Ontslag om dringende reden
Opdat een ontslag om dringende reden regelmatig en gegrond is, moeten een aantal voorwaarden worden vervuld. Het gaat om de volgende voorwaarden:

1. Het ontslag om dringende reden kan maar worden doorgevoerd binnen de 3 werkdagen (zon- en feestdagen uitgezonderd) nadat de ontslagbevoegde persoon met zekerheid kennis heeft gekregen van de ernstige tekortkoming, die aan de grond ligt van het ontslag.
2. Het moet gaan om een dermate ernstige tekortkoming die iedere samenwerking onmiddellijk en definitief onmogelijk maakt.

Bijkomende verplichtingen WPO
De WPO legt bijkomende verplichtingen op wanneer een werkgever feiten onderzoekt die mogelijk kunnen leiden tot een ontslag om dringende reden. Belangrijkste aandachtspunten:

• Documentatie: houd een onderzoeksregister en een onderzoeksdossier bij waarin de stappen van het onderzoek worden vastgelegd;
• Verboden onderzoeksdomeinen: respecteer de grenzen van de WPO; bepaalde onderzoekshandelingen zijn uitdrukkelijk verboden;
• Interview:
• met de betrokken werknemer: werk met een vooraf te ondertekenen document of zorg voor een getuige bij het gesprek, gevolgd door een verslag;
• met getuigen: werk met een getuigenverklaring conform de voorwaarden van het Gerechtelijk Wetboek.

De Antigoonleer: gevolgen van onregelmatigheden
Hoewel de WPO verschillende verplichtingen oplegt op straffe van nietigheid, blijft de Antigoonleer volgens de meerderheid van de rechtsleer ook hier van toepassing. Dat betekent dat onregelmatig verkregen bewijs nog bruikbaar kan zijn wanneer:

• de begane onrechtmatigheid de betrouwbaarheid van bewijs niet aantast;
• het gebruik van het bewijs niet strijdig is met het recht op een eerlijk proces.

De rechter beslist soeverein over de bewijswaarde. De rechtspraak zal moeten verduidelijken hoe ruim de Antigoonleer binnen de WPO kan worden ingezet.

Conclusie in het kader van een ontslag om dringende reden
Hoewel de WPO het belang van een zorgvuldig en transparant onderzoek benadrukt, blijft de termijn van drie werkdagen voor een ontslag om dringende reden prioritair. Werkgevers moeten dus het evenwicht bewaren tussen nauwkeurigheid en snelheid: een onderzoek moet correct worden gevoerd, maar zonder de wettelijke termijn uit het oog te verliezen.

Alertheid rond privacy en transparantie
In het licht van de WPO en de toenemende aandacht voor privacy en transparantie bij interne onderzoeken, is het cruciaal dat je onderneming ook over de noodzakelijke interne documenten en policies beschikt die een onderzoek mogelijk maken binnen de wettelijke grenzen. Denk daarbij aan:

• een clausule of policy over camerabewaking;
• een clausule of policy over geolokalisatie in bedrijfswagens;
• een clausule of policy over controle van e-mails en internetgebruik;
• een clausule of policy over uitgangscontroles; en
• eventueel andere maatregelen afhankelijk van de aard van de activiteiten.

Zo vermijd je niet alleen problemen bij een onderzoek onder de WPO, maar ook discussies over onrechtmatig bewijs of schending van de privacywetgeving.

WPO blijft vragen oproepen
De WPO roept vandaag nog meer vragen op dan ze beantwoordt. Vooral de impact op de relatie tussen werkgever en werknemer blijkt problematisch. 

Werkgeversorganisaties pleiten daarom voor een herstelwet die de gevolgen van de WPO in deze context moet beperken. Tot er meer duidelijkheid komt, is het voor werkgevers wel aangewezen om voorzichtig en goed gedocumenteerd te handelen.

Bron: Wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing, BS 6 december 2024.