Vrijstelling doorstorting bedrijfsvoorheffing ploegenarbeid

De vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing is een fiscale maatregel waarbij je als werkgever in bepaalde gevallen slechts een deel van de ingehouden bedrijfsvoorheffing op het loon van jouw werknemers moet doorstorten aan de schatkist. Deze maatregel biedt werkgevers een voordeel op het vlak van loonkosten.

Er bestaan verschillende vrijstellingen, elk met eigen voorwaarden en formaliteiten. Graag brengen wij deze opnieuw onder jouw aandacht. In de komende weken zullen wij de verschillende vrijstellingen afzonderlijk bespreken in onze nieuwsbrieven.

Er is voorzien in een vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing in geval je als werkgever gebruik maakt van ploegenarbeid en voldoet aan een aantal voorwaarden.

1. Jouw onderneming behoort tot de profitsector (categorie 1 van de structurele vermindering).

2. Jouw werknemers verrichten ploegenarbeid.

Het betreft ondernemingen waar werk wordt verricht in:

• minstens 2 ploegen van minstens 2 werknemers;

• die hetzelfde werk doen, zowel qua inhoud als qua omvang; en

• die elkaar in de loop van de dag opvolgen zonder dat er een onderbreking is tussen de opeenvolgende ploegen, zonder dat de overlapping meer bedraagt dan één vierde van hun dagtaak en waarbij alle werknemers die ploegenarbeid verrichten een ploegenpremie ontvangen.

Daarbij kunnen de volgende verduidelijkingen worden meegegeven:

• de beoordeling van ‘hetzelfde werk qua inhoud en qua omvang’ moet worden gemaakt op het niveau van de volledige ploeg en niet op basis van de individuele werkzaamheden van de werknemers;

• een onderbreking tussen de opeenvolgende ploegen die 15 minuten of minder bedraagt, wordt niet in aanmerking genomen.

Wanneer er bijkomend voldaan is aan onderstaande voorwaarden, wordt er gesproken van een volcontinu systeem. De toepassing van dit systeem levert een verhoogde vrijstelling op.

Het betreft de volgende voorwaarden:

• een onderneming uit de profitsector met;

• minstens 4 ploegen van minstens 2 werknemers;

• die hetzelfde werk doen zowel qua inhoud als qua omvang, die een continue bezetting tijdens de gehele week en het weekend garanderen, en die elkaar opvolgen zonder dat er een onderbreking is tussen de opeenvolgende ploegen en zonder dat de overlapping meer bedraagt dan één vierde van hun dagtaak;

• de bedrijfstijd in dergelijke ondernemingen, zijnde de tijd dat het bedrijf functioneert, bedraagt minstens 160 uren per week.

3. Je kent een ploegenpremie toe van minstens 2%.

De premie voldoet aan de voorwaarden wanneer het bedrag hiervan gelijk is aan of hoger is dan 2% van het brutoloon dat dezelfde werknemer met dezelfde functie zou ontvangen indien de prestaties niet in het kader van ploegenarbeid worden geleverd.

Deze premie moet verplicht worden vastgelegd bij cao, in het arbeidsreglement of in de arbeidsovereenkomst.

4. Jouw werknemers worden minstens voor één derde van hun arbeidstijd in ploegen tewerkgesteld.

De vrijstelling kan enkel worden toegepast op de ingehouden bedrijfsvoorheffing van werknemers die over de betrokken maand waarvoor het voordeel wordt gevraagd ten minste één derde van hun arbeidstijd in ploegen zijn tewerkgesteld.

Periodes van schorsing van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst zonder loon worden niet in aanmerking genomen.

De berekening gebeurt als volgt:

aantal effectief in ploegenarbeid gepresteerde arbeidsuren (incl. ploegenpremie) + uren waarvoor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst geschorst werd en waarvoor het loon door de werkgever werd doorbetaald (mits recht op een ploegenpremie)

totaal aantal effectief gepresteerde arbeidsuren + het totale aantal uren waarvoor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst werd geschorst maar waarvoor het loon wordt doorbetaald

Indien bovenstaande voorwaarden vervuld zijn, word je als werkgever voor een bepaald percentage vrijgesteld van het doorstorten van de ingehouden bedrijfsvoorheffing. Momenteel bedraagt dit percentage 22,80%. Voor volcontinu arbeid bedraagt dit 25%.

Dit percentage wordt berekend rekening houdend met de belastbare bezoldigingen, inclusief ploegenpremies. O.a. dubbel vakantiegeld, eindejaarspremie en eventuele achterstallige bezoldigingen worden expliciet uitgesloten. De bezoldiging wordt op maandbasis in aanmerking genomen.

Vanaf 1 januari 2027 wordt het bedrag van de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing verminderd door een correctiefactor. De vrijstellingspercentages worden daardoor effectief beperkt tot:

• 97% van het berekende vrijstellingsbedrag in 2027;

• 93,35% van het berekende vrijstellingsbedrag in 2028;

• 95,9% van het berekende vrijstellingsbedrag vanaf 2029.

Werkgevers die gebruikmaken van deze vrijstellingsstelsels zullen hierdoor een groter bedrag aan bedrijfsvoorheffing moeten doorstorten aan de Schatkist.

De werkgever die aanspraak wil maken op deze vrijstelling, draagt hiervan zelf de bewijslast. Je moet m.a.w. aan de hand van feitelijke elementen kunnen aantonen dat er voldaan is aan de voorwaarden.

Hiervoor moet je als werkgever een nominatieve lijst ter beschikking houden van de Administratie met de volgende gegevens:

• de volledige identiteit van de werknemer;

• het aantal effectief in ploegenarbeid gepresteerde arbeidsuren waarvoor de werknemer eveneens een ploegenpremie heeft ontvangen;

• in voorkomend geval, het aantal uren waarvoor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst werd geschorst en waarvoor het loon door de werkgever werd doorbetaald, indien kan worden aangetoond dat de betrokken werknemer, overeenkomstig zijn arbeidsregeling, zou tewerkgesteld zijn in ploegenarbeid en hiervoor eveneens een ploegenpremie zou hebben verkregen;

• het totaal aantal effectief gepresteerde arbeidsuren;

• in voorkomend geval, het totaal aantal uren waarvoor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst werd geschorst, maar waarvoor het loon werd doorbetaald;

• de belastbare bezoldigingen die aan de werknemer worden betaald of toegekend, met uitsluiting van het dubbel vakantiegeld, de eindejaarspremie en de achterstallige bezoldigingen;

• het bedrag van de op die bezoldigingen ingehouden bedrijfsvoorheffing;

• het bedrag van de ploegenpremie dat voor de geleverde prestaties van die maand werd betaald of toegekend.

De Administratie kan steeds de juistheid van de gegevens vermeld op de nominatieve lijst nagaan en daartoe de nodige bewijsstukken opvragen en onderzoeken.

Het is essentieel dat je de nodige feitelijke bewijsstukken bewaart ter staving van de nominatieve lijst. Bij een eventuele controle zal het niet volstaan om enkel de nominatieve lijst voor te leggen.

Controleer of de 1/3de norm is vervuld. Is dit niet het geval? Contacteer dan jouw dossierbeheerder voor de nodige correcties.

Meer informatie kan je terugvinden in onze infobrochure. Heb je hierover nog vragen? Dan kan je steeds terecht bij CLB Payroll.