Buitenlandse dienstreizen: retroactieve wijzigingen vanaf 1 januari 2025

Sinds 1 augustus 2025 zijn de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen voor ambtenaren, die buitenlandse dienstreizen maken, aangepast. 

Zoals je reeds kon lezen in ons CLB Actueel van augustus 2025 (week 34), kan je als werkgever deze bedragen ook toepassen voor werknemers die voor het werk tijdelijk naar het buitenland moeten. 

Mits naleving van de nodige voorwaarden worden de vergoedingen beschouwd als kosten eigen aan de werkgever. Ze zijn dan niet belastbaar voor de werknemer of bedrijfsleider, volledig aftrekbaar voor de werkgever en vrijgesteld van RSZ-bijdragen.

Dienstreizen van meer dan 30 kalenderdagen
De fiscus aanvaardt forfaitaire verblijfsvergoedingen voor buitenlandse opdrachten van meer dan 30 dagen, met de volgende voorwaarden:

• enkel voor verblijven tot maximum 24 maanden;
• stopzetting zodra de werknemer of de betrokken bedrijfsleider zich vestigt in het buitenland;
• gebruik van landenlijst categorie 2 (‘de naar het buitenland uitgezonden agenten’).

Dienstreizen van max. 30 kalenderdagen
Deze regeling geldt voor werknemers en bedrijfsleiders met een hoofdzakelijk sedentaire functie die eenmalig, occasioneel of regelmatig naar het buitenland reizen.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen:

1.  Dagelijkse forfaitaire vergoeding
De dagelijkse forfaitaire vergoeding dekt maaltijden (lunch en diner) en kleine uitgaven (plaatselijk vervoer, drank, snacks, telefonie,….). Huisvestings- en reiskosten zijn uitgesloten.

De werkgever kan kiezen tussen het algemene forfait van € 37,18 (minimumbedrag en altijd toepasbaar) of het forfait uit de landenlijst categorie 1. 

Indien je als werkgever de maaltijdkosten rechtstreeks ten laste neemt, wordt de dagelijkse forfaitaire vergoeding verminderd:

• met 35% bij tussenkomst voor de lunch;
• met 45% bij tussenkomst voor het diner;
• met 20% indien andere kleine uitgaven reeds via een andere weg vergoed worden.

De ontbijtkosten zitten vervat in de logementsvergoeding, dus hiervoor moet geen vermindering meer worden toegepast. 

2.   Logementsvergoedingen en reiskosten
De overnachtings-, ontbijt- en reiskosten kunnen enkel op basis van bewijsstukken worden terugbetaald. 

Een nieuwe circulaire van 27 oktober 2025 heeft de voorwaarden voor buitenlandse dienstreizen van max. 30 kalenderdagen op een aantal vlakken gewijzigd:

Afschaffing vereiste minimumduur van een buitenlandse dienstreis
Voor dienstreizen met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal werd voorheen bepaald dat het volledige bedrag van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding als eigen kost van de werkgever in aanmerking genomen kon worden indien de afwezigheid minimum 10 uren bedroeg.

Vanaf 1 januari 2025 (dus retroactief) is de minimumduur van 10 uren niet langer vereist.

Aanpassing van de vergoedingen die voor de dagen van vertrek en terugkeer als kost eigen aan de werkgever kunnen worden beschouwd.
Voor dienstreizen die langer dan een etmaal duren en voor beroepsmatige buitenlandse verblijven werd voorheen bepaald dat voor de dagen van vertrek en terugkeer slechts 50% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding als eigen kost van de werkgever in aanmerking werd genomen. Er moesten geen procentuele verminderingen worden toegepast op de halve dagvergoedingen. 

Vanaf 1 januari 2025 (dus opnieuw retroactief) moeten de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen niet langer worden gehalveerd voor de dagen van vertrek en terugkeer. Echter, er moeten wel procentuele verminderingen worden toegepast wanneer de huisvestingskosten door de werkgever worden betaald of ten laste worden genomen en deze ook bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten. Zoals hierboven vermeld gaat het om 35% bij tussenkomst voor de lunch, 45% bij tussenkomst voor het diner en 20% indien kleine uitgaven reeds via een andere weg worden vergoed. Voor het ontbijt is geen procentuele vermindering van toepassing.

Bron: Circulaire 2025/C/70 over forfaitaire vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen en voor beroepsmatige verblijven in het buitenland van meer dan 30 dagen, www.fisconetplus.be, 27 oktober 2025.